Planung – damit am großen Tag alles sitzt

Termin und Fläche festlegen, mit der Gemeinde oder dem Eigentümer der Fläche klären, was erlaubt ist und ob eine Genehmigung nötig ist. Dann einen Standplan zeichnen, Standplätze vergeben, die Standgebühr (falls es eine gibt) festlegen und Helfer für Aufbau, Einweisung und Abbau einteilen.

Werbung nicht vergessen: Aushang, Flyer und ein Hinweis in der Nachbarschaft oder im Verein. Am Tag selbst hilft ein Plan, auf dem jeder Stand eine Nummer hat.

Früh klären, ob die Fläche genutzt werden darf und welche Auflagen gelten – das ist von Ort zu Ort verschieden. Außerdem: Zufahrt und Fluchtwege freihalten, Anmeldung und Bezahlung der Stände regeln, Müll und Toiletten bedenken und festlegen, wer vor Ort ansprechbar ist.

Zuerst die Gästeliste mit Zu- und Absagen fertigstellen und den Raum mit Tischformen und -größen kennen. Dann mit dem Brauttisch beginnen, Familien und Freundeskreise gruppieren und erst zum Schluss einzelne Plätze festlegen.

Planen, wer sich gut versteht, wer sich besser nicht gegenübersitzt und wer Kinder dabeihat. Aus dem fertigen Plan entstehen Tischkarten und die Übersicht am Eingang.

Standfläche und Aufbau früh festlegen: Was muss auf den Stand, wo stehen Tresen, Ausstellungsstücke und Lager? Dann den Standdienst planen – wer ist wann am Stand, wer übernimmt Auf- und Abbau, wer ist Ansprechperson für den Veranstalter.

Eine Checkliste für Material, Anlieferung und Fristen des Veranstalters verhindert Überraschungen am ersten Messetag.

Neben dem Spielplan braucht ein Turnier auch einen Plan für alles drumherum: Stände rund ums Spielfeld, Verpflegung, Kasse, Einlass, Schiedsrichter- und Aufbaudienste. Für jede dieser Aufgaben eine Helferliste mit Zeiten anlegen und die Einteilung vorher verschicken.

Noch ist keiner fertig – wir bauen gerade daran. Jeder Planer bekommt seine eigene Seite, sobald er bereit ist.

Wer vorher Bescheid bekommen will, schreibt uns eine kurze E-Mail. Wir melden uns, sobald der passende Planer loslegen kann.